จัดการออเดอร์จากแชทให้ครบ ตั้งแต่ใบออเดอร์ถึงเลขพัสดุ

ออเดอร์ที่ปิดได้ในแชทยังไม่ใช่เงินในกระเป๋า จนกว่าพัสดุจะถึงมือลูกค้าและไม่ตีกลับ ร้านที่ขายผ่าน Facebook Messenger จำนวนมากทำยอดขายได้ แต่กลับเสียกำไรไปกับงานหลังบ้าน เช่น พิมพ์ใบปะหน้าซ้ำ ส่งของไปที่อยู่ไม่ครบแล้วตีกลับ หรือลืมออเดอร์ที่ลูกค้าโอนเงินมาแล้ว บทความนี้พูดเรื่อง การจัดการออเดอร์จากแชท ตั้งแต่วินาทีที่ออเดอร์ถูกบันทึกแล้ว ไปจนถึงส่งขนส่ง ได้เลขพัสดุ และแจ้งลูกค้า ส่วนขั้นตอนก่อนหน้านั้น คือบอทคุยกับลูกค้าแล้วสร้างออเดอร์ให้ยังไง เราเขียนแยกไว้แล้วใน แชทบอทสร้างออเดอร์อัตโนมัติจาก Facebook บทความนี้จะเริ่มหลังจากนั้น

ทำไมการจัดการออเดอร์จากแชทถึงยากกว่าออเดอร์จากหน้าเว็บ

ออเดอร์จากหน้าเว็บหรือตลาดออนไลน์มาพร้อมแบบฟอร์มที่ลูกค้าต้องกรอกครบก่อนกดสั่ง ที่อยู่มีช่องแยกจังหวัด อำเภอ รหัสไปรษณีย์ ระบบไม่ยอมให้สั่งถ้าขาด แต่ออเดอร์จากแชทไม่มีแบบฟอร์ม ลูกค้าพิมพ์ที่อยู่มาในข้อความเดียว หรือแบ่งมาสามข้อความ บางคนส่งเบอร์โทรมาตั้งแต่ตอนถามราคา บางคนพิมพ์ชื่อผู้รับผิด แล้วส่งข้อความใหม่มาแก้ ข้อมูลทั้งหมดนี้ต้องถูกรวมเป็นออเดอร์หนึ่งใบที่ส่งของได้จริง

ปัญหาข้อที่สองคือออเดอร์จากแชทกระจายอยู่หลายที่ ร้านที่ยิงแอดมักมีมากกว่าหนึ่งเพจ พอถึงเวลาส่งของต้องรวบออเดอร์จากทุกเพจมาไว้ที่เดียวก่อน ถ้ารวบไม่ครบ ใบที่ตกหล่นก็กลายเป็นลูกค้าที่โอนแล้วไม่ได้ของ

ข้อสุดท้ายคือสถานะ ออเดอร์จากแชทไม่มีสถานะในตัวเอง ร้านต้องสร้างขึ้นมาเอง ไม่ว่าจะใช้ความจำ ชีต หรือโปรแกรม หลักการเดียวกันคือทุกออเดอร์ต้องอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งเสมอ

ขั้นตอนประจำวัน: จัดการออเดอร์จากแชทให้ครบตั้งแต่เช้าถึงรอบส่ง

ไม่ว่าร้านจะใหญ่หรือเล็ก งานหลังบ้านของออเดอร์จากแชทมีลำดับที่ควรทำเหมือนกันทุกวัน ถ้าข้ามขั้นไหนไป มักเป็นต้นเหตุของการสูญเสียในหัวข้อถัดไป

1. เปิดรายการออเดอร์ที่ยังไม่ส่ง ดูเฉพาะใบที่ค้างอยู่ ไม่ต้องไล่อ่านแชททุกห้องตั้งแต่ต้น ถ้าระบบของร้านแยกออเดอร์ตามสถานะได้ ให้เริ่มจากกลุ่มที่ติดปัญหาก่อน ไม่ใช่กลุ่มที่พร้อมส่ง
2. ตรวจใบที่ข้อมูลไม่ครบ ที่อยู่ขาดรหัสไปรษณีย์ ไม่มีเบอร์โทร ชื่อผู้รับไม่มี หรือตำบลกับอำเภอไม่สอดคล้องกัน ใบเหล่านี้ยังส่งไม่ได้ ต้องทักกลับไปขอข้อมูลเพิ่ม และควรทำแต่เช้า เพราะถ้ารอถึงบ่าย ออเดอร์จะหลุดรอบส่งของวันนั้น
3. ดูใบที่เสี่ยงตีกลับ ข้อมูลอาจครบ แต่มีจุดที่ควรยืนยันก่อนส่ง เช่น ที่อยู่สั้นผิดปกติ เบอร์โทรจำนวนหลักไม่ถูก หรือลูกค้าเปลี่ยนที่อยู่ระหว่างคุย การเสียเวลาทักยืนยันหนึ่งข้อความถูกกว่าค่าส่งไปกลับของพัสดุที่ตีกลับมากนัก
4. ตรวจเรื่องการชำระเงินตามเงื่อนไขร้าน ร้านที่รับโอนต้องเช็กยอดเข้าก่อนย้ายใบไปพร้อมส่ง ร้านที่เก็บเงินปลายทางให้เน้นตรวจเบอร์โทรเป็นพิเศษ เพราะพัสดุเก็บเงินปลายทางที่ติดต่อผู้รับไม่ได้คือพัสดุที่ตีกลับ
5. ดึงรายการพร้อมส่งออกเป็นไฟล์ชุดเดียว รวบออเดอร์ที่พร้อมส่งทั้งหมดไปพิมพ์ใบปะหน้าขนส่งพร้อมกัน แทนที่จะพิมพ์ทีละใบระหว่างวัน
6. ล็อกใบที่ดึงไฟล์แล้ว ทันทีที่ออเดอร์ชุดนั้นถูกดึงไปพิมพ์ ใบเหล่านั้นต้องเปลี่ยนสถานะเป็นดึงไฟล์แล้ว ห้ามโผล่กลับมาในรายการพร้อมส่งของรอบถัดไป นี่คือจุดที่กันพิมพ์ซ้ำได้จริง
7. แพ็กของตามใบปะหน้า ยึดใบปะหน้าเป็นหลัก ไม่ใช่ความจำจากแชท ถ้าใบผิด แก้ที่ออเดอร์แล้วพิมพ์ใหม่
8. นำเข้าเลขพัสดุกลับมา พอขนส่งออกเลขพัสดุให้แล้ว นำเลขกลับเข้าระบบให้จับคู่กับออเดอร์ สถานะเปลี่ยนเป็นส่งแล้ว และเลขนี้คือสิ่งที่ลูกค้าจะถามถึงในอีกหนึ่งถึงสองวันข้างหน้า
9. อัปเดตปลายทาง ถึงแล้ว ตีกลับ หรือยกเลิก ต้องถูกบันทึกเช่นกัน ไม่ใช่ปล่อยทุกใบค้างอยู่ที่ส่งแล้วตลอดกาล เพราะใบที่ตีกลับคือใบที่ต้องตามต่อ และใบที่ยกเลิกคือตัวเลขที่ต้องไม่ถูกนับเป็นยอดขาย

ถ้าทำครบเก้าข้อนี้ทุกวันในเวลาเดิม ออเดอร์จากแชทจะไหลเป็นเส้นตรง และแอดมินคนไหนมาทำแทนก็ทำต่อได้ เพราะทุกใบบอกสถานะตัวเองอยู่แล้ว

ความสูญเสียที่พบบ่อยเมื่อออเดอร์จากแชทไม่มีระบบ

การเสียเงินจากงานหลังบ้านมักไม่เห็นเป็นตัวเลขก้อนใหญ่ แต่เป็นรอยรั่วเล็กๆ ที่เกิดซ้ำทุกวัน สามแบบที่เจอบ่อยที่สุดคือ

• พัสดุซ้ำ ลูกค้ายืนยันที่อยู่สองรอบ หรือพิมพ์ "ตกลงค่ะ" สองครั้งห่างกันห้านาที แอดมินสองคนเห็นคนละข้อความ เปิดเป็นสองออเดอร์ หรือออเดอร์เดียวแต่ถูกดึงไปพิมพ์ใบปะหน้าสองรอบเพราะไม่มีการล็อกสถานะ ผลคือร้านส่งของสองกล่องให้ลูกค้าคนเดียว ถ้าเป็นเก็บเงินปลายทาง กล่องที่สองมักถูกปฏิเสธและตีกลับ ร้านเสียค่าส่งไปกลับโดยไม่ได้อะไรเลย
• ตีกลับเพราะที่อยู่ผิด ที่อยู่ขาดบ้านเลขที่ ขาดรหัสไปรษณีย์ หรือเบอร์โทรพิมพ์ผิดหนึ่งหลัก พนักงานขนส่งติดต่อผู้รับไม่ได้ก็ตีกลับ ร้านเสียค่าส่งสองทาง และลูกค้าที่รอของอยู่ก็ไม่กลับมาซื้อซ้ำ การตรวจที่อยู่ก่อนพิมพ์ใบปะหน้าจึงเป็นงานที่คุ้มที่สุดในทั้งวัน
• ออเดอร์ที่ถูกลืม ลูกค้าโอนเงินตอนสี่ทุ่ม แอดมินกะเช้าไม่เห็นเพราะข้อความถูกดันลงไปด้วยแชทใหม่ ผ่านไปสามวันลูกค้าทักมาถามว่าของถึงไหนแล้ว ร้านถึงรู้ว่ายังไม่ได้ส่ง กรณีนี้เสียมากกว่าค่าส่ง เพราะเสียความเชื่อถือ ออเดอร์จะถูกลืมไม่ได้ก็ต่อเมื่อทุกใบอยู่ในรายการเดียว ไม่ได้อยู่ในความจำของแชทห้องใดห้องหนึ่ง

ความสูญเสียทั้งสามแบบมีรากเดียวกัน คือออเดอร์ไม่มีสถานะที่คนทั้งร้านเห็นเหมือนกัน พอแก้ที่รากได้ รอยรั่วทั้งสามจะปิดพร้อมกัน

ตารางสถานะออเดอร์: แต่ละสถานะหมายความว่าอะไร ใครต้องทำอะไรต่อ

ชุดสถานะที่ใช้ได้กับร้านขายผ่านแชทส่วนใหญ่มีแปดสถานะ ตารางด้านล่างใช้ชื่อสถานะชุดเดียวกับที่ระบบของเราใช้ แต่หลักการเอาไปใช้กับชีตหรือโปรแกรมอื่นก็ได้

ข้อสังเกตคือสถานะที่ต้องการแรงคนมากที่สุดคือสองสถานะแรก ข้อมูลไม่ครบและเสี่ยงตีกลับ ร้านควรออกแบบงานให้สองสถานะนี้ถูกเห็นก่อนเสมอ และตั้งเป้าให้มันว่างก่อนรอบดึงไฟล์ของแต่ละวัน

ออเดอร์ Facebook ส่งขนส่ง: ดึงไฟล์ครั้งเดียว กันพิมพ์ซ้ำ นำเลขพัสดุกลับ

หัวใจของการส่งต่อออเดอร์ให้ขนส่งคือการทำงานเป็นรอบ ไม่ใช่ทีละใบ รอบหนึ่งประกอบด้วยสามจังหวะ

1. ดึงไฟล์ เลือกออเดอร์ทุกใบที่อยู่ในสถานะพร้อมส่ง แล้วดึงออกเป็นไฟล์เดียวที่เอาไปพิมพ์ใบปะหน้าขนส่งได้ทั้งชุด ทันทีที่ดึง ใบทั้งหมดในชุดต้องเปลี่ยนเป็นดึงไฟล์แล้ว การเปลี่ยนสถานะพร้อมการดึงไฟล์ในจังหวะเดียวคือสิ่งที่กันการพิมพ์ซ้ำ เพราะถ้าแอดมินอีกคนมากดดึงอีกครั้งในอีกห้านาที ใบชุดเดิมจะไม่อยู่ในรายการพร้อมส่งแล้ว
2. พิมพ์และแพ็ก ใบปะหน้าหนึ่งใบต่อหนึ่งออเดอร์ คนแพ็กเช็กสินค้าและจำนวนบนใบกับของในกล่อง ถ้าไม่ตรงให้หยุดแล้วกลับไปดูออเดอร์
3. นำเข้าเลขพัสดุ หลังขนส่งรับของและออกเลขพัสดุให้ทุกกล่อง นำไฟล์เลขพัสดุกลับเข้าระบบ ให้เลขจับคู่กับออเดอร์ที่ถูกต้อง สถานะทุกใบในชุดเปลี่ยนเป็นส่งแล้วพร้อมกัน จากจุดนี้ไป ลูกค้าถามเมื่อไหร่ก็มีเลขให้ตอบ

สิ่งที่ควรกำหนดเพิ่มคือเวลาตัดรอบ เช่น ดึงไฟล์วันละหนึ่งหรือสองรอบในเวลาเดิม ออเดอร์ที่พร้อมส่งหลังเวลาตัดรอบไปอยู่รอบถัดไป แอดมินจะตอบลูกค้าได้ตรงว่าของจะออกเมื่อไหร่

พิมพ์ใบปะหน้าจากแชทให้ไม่พลาด: เช็กลิสต์ก่อนกดดึงไฟล์

ก่อนดึงไฟล์แต่ละรอบ ใช้เช็กลิสต์สั้นๆ นี้ไล่ดูรายการพร้อมส่ง ใช้เวลาไม่กี่นาทีแต่ประหยัดค่าส่งไปกลับได้หลายใบ

• ทุกใบมีชื่อผู้รับที่เป็นชื่อคน ไม่ใช่ชื่อบัญชี Facebook ที่เป็นชื่อเล่นหรือสัญลักษณ์
• ที่อยู่มีบ้านเลขที่ ถนนหรือหมู่ ตำบล อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ที่ตรงกับอำเภอนั้น
• เบอร์โทรเป็นเบอร์มือถือครบจำนวนหลัก ไม่มีตัวอักษรหรือช่องว่างแปลกๆ
• สินค้าและจำนวนตรงกับที่ลูกค้ายืนยันในแชทครั้งสุดท้าย ไม่ใช่ครั้งแรกที่ถาม
• ยอดเงินและวิธีชำระตรงกับเงื่อนไขร้าน ถ้าโอนก็ยอดเข้าแล้ว ถ้าเก็บเงินปลายทางก็ยอดบนใบปะหน้าถูกต้อง
• ไม่มีใบไหนที่ชื่อ เบอร์ และสินค้าซ้ำกับใบอื่นในรอบเดียวกัน ถ้ามี ให้ตรวจก่อนว่าเป็นลูกค้าสั่งซ้ำจริงหรือเป็นใบซ้ำ
• ไม่มีใบไหนที่เป็นเรื่องเคลมหรือเปลี่ยนสินค้าแล้วถูกเปิดเป็นออเดอร์ใหม่โดยไม่ตั้งใจ

ถ้าใบไหนไม่ผ่านข้อใดข้อหนึ่ง ย้ายกลับไปข้อมูลไม่ครบหรือเสี่ยงตีกลับ อย่าดึงไฟล์แล้วค่อยแก้ เพราะคนแพ็กไม่มีทางรู้ว่าใบไหนถูกแก้ทีหลัง

เลขพัสดุ แจ้งลูกค้า: ตอบคำถาม "ของถึงไหนแล้ว" ยังไงให้ไม่พลาด

หลังของออกไปหนึ่งถึงสองวัน คำถามที่เข้ามามากที่สุดคือ "ของถึงไหนแล้ว" "ส่งแล้วยัง" "เลขพัสดุอะไร" คำถามเหล่านี้ตอบง่ายถ้าร้านนำเลขพัสดุเข้าระบบแล้ว และตอบยากมากถ้าเลขยังอยู่ในกระดาษหรือไฟล์ของคนแพ็ก

หลักการตอบมีแค่สองทาง

• ถ้ามีเลขพัสดุผูกกับออเดอร์ของลูกค้าคนนั้นแล้ว ตอบเลขพัสดุไปเลย พร้อมบอกว่าส่งออกไปเมื่อไหร่ ลูกค้าเอาเลขไปเช็กกับขนส่งเองได้ นี่คือคำตอบที่ลูกค้าต้องการจริง ไม่ใช่คำว่า "กำลังจัดส่งค่ะ"
• ถ้ายังไม่มีเลขพัสดุ ไม่ว่าจะเพราะยังอยู่ในรอบแพ็ก หรือยังไม่ได้นำเข้าเลข ให้บอกตามจริงว่าส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและจะแจ้งกลับ แล้วส่งห้องนั้นให้คนดู ห้ามเดาสถานะ ห้ามบอกว่า "ส่งแล้วค่ะ" ถ้ายังไม่มีเลขยืนยัน

ข้อห้ามข้อหลังสำคัญมาก การตอบว่าส่งแล้วเพื่อให้จบบทสนทนาเร็ว ทั้งที่ของยังอยู่ที่ร้าน พอลูกค้าเช็กแล้วไม่พบเลข ความเชื่อถือจะหายไปทันที การตอบตามจริงว่าของจะออกวันไหนใช้เวลามากกว่าไม่กี่วินาที แต่ไม่ต้องกลับมาแก้ตัวในภายหลัง

ถ้าร้านใช้แชทบอทช่วยตอบ บอทควรทำตามหลักเดียวกัน คืออ่านเลขพัสดุจากออเดอร์ของลูกค้าคนนั้นเท่านั้น ถ้าไม่มีก็แจ้งว่าส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ ไม่ควรให้บอทแต่งคำว่า "กำลังดำเนินการ" หรือ "จะถึงพรุ่งนี้" เอง เพราะบอทไม่รู้จริง และคำตอบที่ฟังดูดีแต่ไม่จริงคือต้นเหตุของการร้องเรียน เรื่องนี้เป็นหลักเดียวกับที่เราเขียนไว้ใน วิธีหยุดแชทบอทแต่งราคาเอง คือข้อมูลที่ต้องแม่น ให้มาจากระบบ ไม่ใช่จากการเดาของ AI

ระบบจัดการออเดอร์ร้านค้าออนไลน์ที่ขายผ่านแชทควรมีอะไร

ร้านที่ออเดอร์ยังไม่มากอาจใช้ชีตได้ แต่พอออเดอร์เริ่มมาจากหลายเพจและมีแอดมินมากกว่าหนึ่งคน ชีตจะเริ่มมีปัญหาเรื่องการแก้ทับกันและไม่รู้ว่าใครเปลี่ยนอะไร เวลาเลือกระบบจัดการออเดอร์สำหรับร้านที่ขายผ่านแชท สิ่งที่ควรมองหาคือ

• ออเดอร์เกิดจากแชทโดยตรง ไม่ต้องก็อปจากแชทไปวางในอีกโปรแกรม เพราะทุกครั้งที่ก็อปวางคือโอกาสพิมพ์ผิดหนึ่งครั้ง
• ออเดอร์ทุกเพจรวมในรายการเดียว มีกี่เพจก็เห็นออเดอร์ทั้งหมดในหน้าเดียว ไม่ต้องสลับบัญชี ไม่ต้องรวบจากหลายที่ก่อนส่ง
• สถานะชัดและกรองได้ เลือกดูเฉพาะข้อมูลไม่ครบ หรือเฉพาะพร้อมส่ง ได้ทันที
• ตรวจที่อยู่ให้ก่อนส่ง ใบที่ที่อยู่ไม่ครบหรือไม่สอดคล้องถูกติดสถานะให้แอดมินเห็น ไม่หลุดเข้ารอบดึงไฟล์
• กันออเดอร์ซ้ำ ลูกค้ายืนยันสองรอบไม่กลายเป็นสองใบ และแยกลูกค้าที่ทักมาเคลมออกจากออเดอร์ใหม่
• ดึงไฟล์ไปพิมพ์ใบปะหน้าทั้งชุด และกันดึงซ้ำ ใบที่ดึงแล้วเปลี่ยนสถานะทันที
• นำเข้าเลขพัสดุกลับได้ เลขจับคู่กับออเดอร์เอง ไม่ต้องพิมพ์ทีละใบ
• บันทึกว่าใครแก้อะไร เมื่อมีพนักงานหลายคน ต้องย้อนดูได้ว่าใบนี้ใครเปลี่ยนที่อยู่ ใครติดแท็ก ใครยกเลิก
• แชทกับออเดอร์อยู่ที่เดียวกัน จากออเดอร์กดกลับไปดูแชทต้นทางได้ เวลาลูกค้าถามหรือมีปัญหา ไม่ต้องค้นหาชื่อในกล่องข้อความใหม่

ถ้าร้านมีหลายเพจและกำลังปวดหัวกับการสลับดูทีละเพจ เราเขียนเรื่องนี้ไว้แยกใน รวมแชททุกเพจ Facebook ไว้หน้าเดียว ซึ่งเป็นพื้นฐานของการรวมออเดอร์ให้อยู่ที่เดียวด้วย

น้องขยันจัดการออเดอร์จากแชทให้ถึงขั้นส่งยังไง

น้องขยันเป็นแชทบอท AI ตอบแชท Facebook Messenger และคอมเมนต์ใต้โพสต์ของเพจ สำหรับร้านที่ขายผ่านเพจ Facebook ส่วนที่บอทคุยกับลูกค้าแล้วบันทึกออเดอร์ให้เอง เราอธิบายไว้ในบทความก่อนหน้า ส่วนที่ต่อจากนั้นในหน้าหลังร้านทำงานตามหลักการที่เขียนมาทั้งบทความนี้

• ออเดอร์ทุกเพจอยู่ในหน้าเดียวพร้อมแชทและคอมเมนต์ จะมีห้าเพจหรือห้าสิบเพจก็ดูจอเดียว พนักงานทุกคนเปิดพร้อมกันได้ มีบัญชีพนักงานแยกคน และมีบันทึกว่าใครแก้ออเดอร์หรือติดแท็กอะไร
• สถานะออเดอร์แปดสถานะ พร้อมส่ง ข้อมูลไม่ครบ เสี่ยงตีกลับ ดึงไฟล์แล้ว ส่งแล้ว ถึงแล้ว ตีกลับ ยกเลิก ชุดเดียวกับตารางด้านบน ออเดอร์ที่ที่อยู่ไม่ครบจะติดสถานะให้แอดมินเห็นเองตั้งแต่บอทบันทึก
• กันออเดอร์ซ้ำและแยกเรื่องเคลม ลูกค้ายืนยันซ้ำไม่กลายเป็นใบใหม่ ลูกค้าที่ทักมาเคลมไม่ถูกเปิดเป็นออเดอร์
• ดึงไฟล์ไปพิมพ์ใบปะหน้าขนส่ง และกันดึงซ้ำ ใบที่ดึงแล้วเปลี่ยนเป็นดึงไฟล์แล้วทันที ไม่โผล่ในรอบถัดไป
• นำเข้าเลขพัสดุกลับมา เลขจับคู่กับออเดอร์ สถานะเปลี่ยนเป็นส่งแล้ว
• ลูกค้าถามสถานะพัสดุ ถ้ามีเลขพัสดุในระบบ บอทตอบเลขให้ ถ้ายังไม่มี บอทแจ้งว่าส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ บอทไม่แต่งสถานะเอง และแอดมินเข้ามาตอบห้องไหน บอทหยุดตอบห้องนั้นให้

เรื่องค่าใช้จ่าย น้องขยันไม่มีค่ารายเดือน ทุกเพจทุกฟีเจอร์ ไม่มีค่าแรกเข้า ไม่มีสัญญา ยกเลิกได้ทุกเมื่อ และถ้าร้านส่งพัสดุผ่านน้องขยันด้วย จะไม่มีค่า AI ตอบแชท การเริ่มต้นใช้คือเชื่อมเพจ Facebook ใส่สินค้า ราคา จุดขาย รูปหรือคลิป แล้วเปิดบอท ไม่ต้องปิดระบบเดิมที่ใช้อยู่ ถ้ายังไม่แน่ใจเรื่องการตั้งราคาและค่าส่งในบอท อ่านต่อได้ที่ ตั้งราคาและค่าส่งในแชทบอทให้ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้าส่งที่อยู่มาไม่ครบ ควรส่งไปก่อนแล้วให้ขนส่งโทรถามไหม

ไม่ควร พัสดุที่ที่อยู่ไม่ครบมีโอกาสตีกลับสูง และถ้าเป็นเก็บเงินปลายทาง ร้านเสียค่าส่งไปกลับโดยไม่ได้เงินค่าสินค้า ทักกลับไปขอข้อมูลที่ขาดก่อนพิมพ์ใบปะหน้าทุกครั้ง ใบที่ยังไม่ครบให้ค้างอยู่ในสถานะข้อมูลไม่ครบ ไม่ใช่พร้อมส่ง

ทำยังไงไม่ให้พิมพ์ใบปะหน้าซ้ำเมื่อมีแอดมินหลายคน

ให้การดึงไฟล์เปลี่ยนสถานะออเดอร์ทันทีในจังหวะเดียว ออเดอร์ที่ถูกดึงแล้วต้องหายจากรายการพร้อมส่ง และกำหนดเวลาตัดรอบดึงไฟล์ให้ชัด แอดมินอีกคนที่มากดดึงภายหลังจะได้เฉพาะใบใหม่ ไม่ได้ใบเดิม ถ้าใช้ชีต ต้องมีคอลัมน์สถานะและคนดึงไฟล์ต้องเป็นคนเดียวต่อรอบ

ลูกค้าถามว่าของถึงไหนแล้ว แต่ยังไม่มีเลขพัสดุ ควรตอบว่าอะไร

ตอบตามจริงว่าออเดอร์อยู่ขั้นไหน เช่น กำลังจัดส่งในรอบของวันนี้ หรือส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและจะแจ้งกลับ อย่าบอกว่าส่งแล้วถ้ายังไม่มีเลขพัสดุยืนยัน และอย่าให้บอทเดาสถานะแทน ถ้ามีเลขพัสดุแล้วก็ส่งเลขให้ลูกค้าตรงๆ

ออเดอร์ตีกลับควรทำอะไรต่อ

บันทึกสาเหตุก่อน เช่น ที่อยู่ผิด ติดต่อไม่ได้ หรือลูกค้าปฏิเสธรับ แล้วติดต่อลูกค้าว่าจะส่งใหม่หรือยกเลิก ถ้าส่งใหม่ให้แก้ข้อมูลในออเดอร์เดิมแล้วเข้ารอบดึงไฟล์ตามปกติ การเก็บสาเหตุไว้ช่วยให้ร้านเห็นว่าตีกลับส่วนใหญ่มาจากเรื่องอะไร แล้วไปปิดที่ต้นทางได้ เช่น ให้บอทถามรหัสไปรษณีย์ทุกครั้ง

ร้านเล็กที่มีออเดอร์วันละไม่กี่ใบจำเป็นต้องมีระบบสถานะไหม

จำเป็น แต่ไม่ต้องซับซ้อน แม้ใช้ชีตก็ควรมีคอลัมน์สถานะและไล่ตามลำดับเดิมทุกวัน เพราะพัสดุซ้ำ ตีกลับ และออเดอร์ลืม เกิดกับร้านเล็กเท่าๆ กับร้านใหญ่ ต่างกันแค่จำนวน

ถ้าอยากให้ออเดอร์จากแชททุกเพจไหลไปถึงขั้นส่งและมีเลขพัสดุให้ลูกค้าในหน้าเดียว ลองใช้ น้องขยัน ได้เลย เชื่อมเพจ Facebook แล้วเริ่มใช้ได้ภายในวันนี้ สมัครใช้งานที่นี่